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担当者不明の電話がかかってきた場合の敬語の話し方

担当者不明の電話がかかってきたときのビジネスマナー・ビジネス会話

担当者を指名した電話はその人に取り次ぐことで役目は終わります。しかし職場にかかってくる電話が必ず担当者を指名するものとは限りません。会社には始めて電話をしてくるような、担当者不明の電話も多くかかってきます。


あなたが電話の問い合わせに答えられるならいいですが、答えられないのであれば曖昧な答えはせず、回答できないことをお詫びし、答えられる人を探し取り次ぎましょう。


取り次げる相手を探す場合の敬語の話し方
「申し訳ございませんが、担当者に代わりますので少々お待ちくださいませ」
 とか、
「申し訳ございません。対応できるものを探しますので、少々お待ちくださいませ」

電話相手を長時間待たせることは失礼にあたります。もし対応できる者がすぐに見つからない場合は、改めて電話をしていいか伺います。


相手の連絡先を尋ねる敬語の話し方
「お待たせして申し訳ございません。(お問い合わせの内容につきましては)確認後、担当者からお電話させていただいてよろしいでしょうか?」

30秒くらいを目安に、それ以上待たせる場合は折り返し対応にするといいでしょう。

待たせることは、相手のお金も時間も無駄にしてしまうことを肝に銘じよう。