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取次ぎ相手が不在だった電話の敬語の話し方

取次ぎ相手が不在だった電話のビジネスマナー・ビジネス会話

社内にいれば、たくさんの電話がかかってくるでしょう。それはあなた宛の電話でないことも多くあります。名指しで担当者を指名されたら、円滑に担当者に取り次ぎましょう。

しかし、名指しされた人にすぐに電話を代われない場合もあります。お昼休みや会議、外出中など電話に出られないときは、お詫びをして取り次げない理由を伝えます。外出中で帰社時間が分かっている場合などは、あわせて告げます。


担当者の不在を伝える敬語の話し方
「あいにく田中は席をはずしております。14時に帰社予定となっておりますが、いかがいたしましょうか?」
 とか、
「申し訳ございません。本日伊藤はお休みをいただいております。明日は出社予定になっております」

不在を告げた後は、相手の意向を伺います。具体的な選択肢を提示するのも親切なやり方です。


相手の意向を伺う敬語の話し方
「いかがいたしましょうか?」
 とか、
「戻り次第こちらからお電話いたしましょうか?」
 とか、
「戻りましたら、折り返しお電話を差し上げましょうか?」
 とか、
「私でよろしければご用件を承りますが(いかがでしょうか?)」

不在の理由については、通常、詳細に言う必要はありません。外出中や休憩中、遅刻などで社内のいない場合は「外出しております」。 会議中やトイレなどは「社内におりますが席をはずしております」。 休んでいるときは「お休みをいただいております」。 その他状況に応じて「只今とりこんでおりまして、手が離せない状況でございます」程度の説明でたいていは納得してもらえます。


電話相手が折り返しの電話を希望した場合は、返事をして、必要であれば相手の連絡先を尋ねます。


相手の連絡先を尋ねる敬語の話し方
「はい、かしこまりました。恐れ入りますが、お電話番号を頂戴してもよろしいでしょうか?」

メモと取りつつ、電話番号を復唱します。


また、相手が自分からかけ直すと申し出た場合は、お詫びの言葉を伝えましょう。


かけなおしを依頼する場合は、お詫びを忘れずに
「お手数をお掛けして申し訳ございません」

伝言や折り返し依頼を承ったら、最後に自分の名前を名乗り電話を切ります。


最後は再び自分の名前を名乗る
「○○が承りました。(相手の返事が聞こえた後で)失礼いたします」
大まかでいいので、不在の理由を伝えることが大事。