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担当者に電話を取り次ぐ敬語の話し方

担当者に電話を取り次ぐビジネスマナー・ビジネス会話

電話を担当者に取り次ぐときに大事なのは、スピードと正確さです。

取次ぎで失敗しないために電話相手から取次ぎ相手を名指しされたら復唱します。復唱して間違いが無いことが確認できたら保留ボタンを押します。保留ボタンを慌てて押す必要はありません。相手の返事や会話が止まったことを確認してから落ち着いて押しましょう。


電話を担当者に取り次ぐときの敬語の話し方
「○○(取次ぎ相手の名前)でございますね。ただいま代わりますので少々お待ちいただけますか?」
 とか、
「○○(取次ぎ相手の名前)でございますね。ただいまおつなぎしますので、少々お待ちくださいませ」

佐藤や伊藤などよくある苗字で、名指しの者が誰だが特定できないときは、電話相手に下の名前も尋ねましょう。


同じ苗字が複数いる場合、フルネームで取り次ぎ相手を特定
「伊藤は2名おりますので、フルネームは分かりますでしょうか?」

取次ぎ相手に電話を変わるときは、次のような話し方になります。


取り次ぐ際の社内での敬語の話し方
「部長、○○不動産の田中様からお電話です」
 とか、
「遠藤さん、○○食品の加藤様から明日の打ち合わせの件で、3番(内線番号)にお電話です」

ちなみに自分が取り次がれた電話に出る場合は次のような話し方になります。


取り次がれた電話に出るときの敬語の話し方
「加藤様お待たせいたしました。○○(あなたの名前)でございます」

電話を取り次ぐときは、相手に同じことを2度言わせない心がけが必要です。相手の「社名」「名前」「用件」等、取次ぎ前に聞いた情報はすべて取り次ぎ相手に伝えましょう。社内のコミュニケーションが円滑にとれる会社は、電話相手にもいい印象を与えます。

取次ぎ相手が不在だったときは、名前や用件のメモも忘れずに。