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約束の変更・取り消し(キャンセル)を伝える電話の言葉遣い

約束の変更・取り消しを伝えるビジネスマナー・ビジネス会話

予定していた面談の場所変更や時間変更は、時として起こります。変更があった場合は、できるだけ電話で行ったほうがいいでしょう。普段メールでやり取りしている同士でも、届かなかったり、相手が見なかったりする恐れもあるので、口頭で伝えるのが確実です。


万が一のトラブルを避けるために、電話を面倒と思わないことです。恐縮した話し方で丁寧に予定変更の依頼を伝えましょう。


約束時間の変更を伝える敬語の話し方
「恐れ入りますが、本日の面会時間を15時に変更いただけないでしょうか?」
 とか、
「申し訳ございません。金曜日の午前10時のお約束ですが、13時からに変更していただくことは可能でしょうか?」

また、やむをえない事情で約束をキャンセルしなくてはならないことも出てきます。約束後のキャンセルはマナー違反です。丁重にお詫びの気持ちを伝えましょう。


約束をキャンセルする敬語の話し方
「大変申し訳ございませんが、来週のお約束を取り消させていただけませんでしょうか?」

取り消し理由は伝えたほうがいい場合と、伝えなくてもいい場合があります。伝えても先方が不快に思わなければ伝えてもいいでしょう。しかし、「他の取引先との面会を優先させたい」などの理由では、正直に言う必要はありません。できるビジネスマンは、伝えるべきことと、伝えなくてもいいことをきちんと区別します。


約束の変更や取り消しを受け入れてもらえたら、感謝の言葉をしっかりと伝えましょう。


感謝の気持ちは忘れずに伝える
「ありがとうございます。勝手申し上げて申し訳ございません」
「変更」も「キャンセル」も伝えるべきところは、はっきりと伝えよう。