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電話をかけ直すときの敬語の言葉遣い

電話をかけ直すときのビジネスマナー・ビジネス会話

電話をかけた時に名指しの人が不在であった場合の対応についてです。原則、相手が不在の場合はこちらから再度かけなおすのがビジネスマナーです。


名指しの相手が不在などで再度かけなおしをする場合、は先方に分かりやすく2回目の電話であることを伝えます。


かけ直しの電話だと伝えよう
「恐れ入ります。先ほどお電話させていただきました、○○社の田中と申します」

かけ直しの電話であると伝えれば、その後の話もスムーズになります。


2度3度と同じところに電話をかける場合は、お詫びの言葉を付け加えるとあなたの好感度は上がります。仕事中の電話です、手を煩わせて申し訳ないという気持ちを相手に伝えましょう。


仕事中の度々の電話は、お詫びの気持ちを伝えよう
「たびたび恐れ入ります。○○社の田中でございます」
 とか、
「何度も申し訳ございません。○○社の田中と申します」

自分の名前を伝えた後は、目当ての担当者に取次ぎを依頼します。


名指しで担当者に取次ぎを依頼
「○○様はいらっしゃいますでしょうか?」

不在だった場合、2回目以降の電話
「○○様はお戻りでしょうか?」

相手が不在だった場合は何時に戻るのかを伺うのもいい方法です。


時間を聞けば、かけ直しの時間も分かる
「何時ごろお戻りでしょうか?」

相手から帰社時間を伺った場合も、帰社時間から少し時間を置いてかけ直す旨を伝えます。例えば「13時に戻る予定です」と聞いたら、14時位にかけ直すと伝えるのがいいかもしれません。どのくらい時間を置くかという決まりはありませんが、何らかの事情で相手の帰社が遅れた場合も考慮したほうがいい場合もあります。


時間をずらしたほうが、より確実に相手はつかまる
「16時頃改めてお電話させていただきます」

相手の帰社時間が遅くなりそうな場合は、翌日電話をすると伝えるのもいいでしょう。相手のとっても遅くの電話は迷惑な場合もあります。


帰社時間が遅ければ、日にちをずらす事も
「明日改めてお電話させていただきます」
 とか、
「月曜日改めて電話させていただきます」
4度5度とかけ直しの電話にならないよう工夫しよう。