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電話をかけたら相手が不在・接客中だったときの言葉遣い

相手が不在だったときの電話応対ビジネスマナー

こちらが電話をかけたとき、相手が必ず電話に出られるとは限りません。外出中、接客中、お休み中、他の電話に出てる等、様々理由で電話出られないことがあります。


電話のビジネスマナーでは、こちらから電話をして相手が出られない場合、改めてこちらから電話をかけ直すのが基本です。折り返しの電話依頼は失礼とされています。


改めてかけ直すと伝える言葉遣い
「のちほどお電話させていただきます」

目当ての相手が出られない場合、いつ戻るか、いつ出社か、どのくらいで接客や電話の用事が終わるかを尋ねるのは構いませんが、外出先を尋ねるのはマナー違反になります。


目当ての相手がいつ戻るか分からなかったり、先方から折り返し電話をすると強く言われた場合は、連絡を待つことになります。このときは、恐縮の姿勢を言葉で相手に伝えましょう。


話の流れでかけなおしを依頼することになった場合の言葉遣い
「恐れ入りますがよろしくお願いいたします」

念のため折り返し先の電話番号を伝えておくといいでしょう。


急用の場合は、伝言を残す方法もあります。


伝言を依頼する言葉遣い
「ご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか?」

伝言を伝える際には、伝えた方の名前は必ず控えておきましょう。


後々のトラブルを防ぐため名前は必ず確認する
「失礼ですが、お名前をお伺いできますでしょう?」

電話に出たとき、相手が名乗らなかった場合にこちらから名前を尋ねるのは失礼なことではありません。


相手は名乗ったが控えるのを忘れてしまった場合は、低姿勢で再度尋ねましょう。


再度名前を尋ねるときは謙虚に話す
「恐れ入りますが、もう一度お名前をお伺いしてよろしいでしょうか?」

万が一の伝言ミスの際、相手の名前は必要になります。

取次ぎも伝言も丁寧に依頼しよう。