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電話でアポイントをとる言葉遣い

電話で面会の約束をとる話し方

アポイントは決して難しいものではなく基本は相手への心遣いです。好印象を持ってもらえるよう、丁寧な挨拶と正しい言葉で、ゆっくりと相手が聞き取りやすいように話すことが大切です。


面識のない相手にアポイントをとるには、社名と自分の名前を名乗った後、電話をした経緯と理由を簡潔に伝えます。


手短に電話した理由を伝える言葉遣い
「突然恐れ入ります。私、○○会社の大田と申します。このたび当社では、○○という商品を提供することになりまして、この件についてご紹介させていただきたく、お電話させていただいております。」

もし紹介してくれた人がいたなら、忘れず伝えましょう。紹介者がいれば、相手の警戒心を薄れ、スムーズにアポイントをとることができます。


紹介者がいれば忘れずに
「○○様のご紹介でいただきました、○○会社の大田と申します」

面識のある相手なら、挨拶後、用件を伝えます。


面識のある相手にアポをとる言葉遣い
「お世話になっております。○○会社の田中と申します。このたび当社で新製品を発売することになりまして、ぜひ説明にお伺いしたいのですが」

アポイントを上手にとるコツは、訪問期間をある程度区切ることです。


期限を区切ると相手は回答しやすい
「来週中のどこかでお時間をいただけないでしょうか?」

具体的な所要時間が分かれば、それも伝えましょう。相手も予定が組みやすくなります。


必要時間を告げるとより親切
「ほんの15分ほどで結構です」

アポイントが取れたら、そのタイミングで御礼の言葉を述べましょう。


感謝の気持ちは忘れずに
「ありがとうございます」

感謝の言葉は、あなたの印象をあげ、面会もより有意義なものになるでしょう。


約束の時間はきっちり決めて、復唱します。「○○時頃」とあいまいな時間の決め方では、前後15分ほども面会予定の時間になってしまいます。相手の時間を無駄にしてしまうことになるので「○○時」とはっきりさせます。


間違いが無いよう、アポ日時を復唱する
「それでは、5月20日、15時にお伺いさせていただきます」
アポの成功が、新しい仕事の成功につながる。