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電話で使う敬語・社会人の言葉遣い

  1. 電話応対の基本ルール
    電話はお互いの顔や姿が見えません。それゆえ対面以上の徹底した敬語のやり取りが求められます。面と向かって話しているとき出れば、互いの表情で気持ちを推測することができますが、電話は言葉と声だけで対応しなければなりません。
  2. 他社へ電話をするときの言葉遣い
    電話での話し方も、ビジネス会話ならではのルールや言い回しがあります。ビジネスシーンで電話をするときは「もしもし」は使いません。「もしもし」の代わりの言葉で挨拶をして、その後会社名と自分の名前を名乗ります。
  3. 電話でアポイントをとる言葉遣い
    アポイントは決して難しいものではなく基本は相手への心遣いです。相手に好印象を持ってもらえるよう、丁寧な挨拶と正しい言葉を使い分けて、ゆっくりと相手が聞き取りやすいように話すことが大切です。
  4. 電話をかけたら相手が不在・接客中だったときの言葉遣い
    こちらが電話をかけたとき、相手が必ず電話に出られるとは限りません。電話のビジネスマナーでは、こちらから電話をして相手が出られない場合、改めてこちらから電話をかけ直すのが基本です。折り返しの電話依頼は失礼とされています。
  5. 電話をかけ直すときの敬語の言葉遣い
    電話をかけた時に名指しの人が不在であった場合の対応についてです。名指しの相手が不在などで再度かけなおしをする場合、は先方に分かりやすく2回目の電話であることを伝えるとその後の話がスムーズです。
  6. 遅刻や日程変更を電話でお詫びする言葉遣い
    お詫びする必要がある問題は、後回しにすればするほど伝えづらくなります。またお詫びが遅くなることで新たなトラブルが生まれたり、すでに起こっている問題がどんどん大きくなる恐れもあります。
  7. 電話で催促をするときの敬語の言葉遣い
    社会人は言いづらいことであっても、仕事上言わなければいけないシチュエーションがたくさん出てきます。催促の電話も言いづらいこと言う必要があるシチュエーションのひとつでしょう。
  8. トラブルで遅刻しそうなときの電話連絡の話し方
    遅刻の電話の話し方です。伝える内容は、迷惑をかけることへの謝罪と電話をした理由です。くどくど話すと言い訳がましく聞こ得る場合もあります。手短に伝えたいことだけに絞りましょう。
  9. 約束の変更・取り消し(キャンセル)を伝える電話の言葉遣い
    予定していた面談の場所変更や時間変更があった場合は、できるだけ電話で行ったほうがいいでしょう。普段メールでやり取りしている同士でも、届かなかったり、相手が見なかったりする恐れもあるので、口頭で伝えるのが確実です。
  10. お客の前で自社へ電話をするときの敬語の話し方
    他社との面会が終わり、その結果報告や帰社時間の連絡するのであれば、そんなにかしこまる事はありません。仲のいい同僚や部下であれば敬語を使わなくてもいい場面でしょう。しかし面会中に自社に電話する必要があれば、丁寧に連絡する必要があります。
  11. 朝の遅刻・欠勤の連絡をする敬語の話し方
    朝仕事に遅れることも、欠勤することも誉められることではありません。しかしやむを得ず遅刻や欠勤することもでしょう。そういった場合は、仕事が始まる前に連絡をするのがビジネスマナーです。
  12. 職場にかかってきた電話をとる時の敬語の話し方
    職場で電話が鳴ったらなるべく早く電話に出ます。社内ルールで3コール以内と決めている会社も多いようです。早く出ることは相手を待たせない気遣いです。電話に出るときは、社名と名前、必要なら部署名を名乗りましょう。
  13. 担当者に電話を取り次ぐ敬語の話し方
    電話を担当者に取り次ぐときに大事なのは、スピードと正確さです。取次ぎで失敗しないために電話相手から取次ぎ相手を名指しされたら復唱します。復唱して間違いが無いことが確認できたら保留ボタンを押します。
  14. 取次ぎ相手が不在だった電話の敬語の話し方
    名指しされた人にすぐに電話を代われない場合もあります。お昼休みや会議、外出中など電話に出られないときは、お詫びをして取り次げない理由を伝えます。外出中で帰社時間が分かっている場合などは、あわせて告げます。
  15. 社員の家族から電話がかかってきたときの敬語の話し方
    基本的には社員の家族から会社宛に電話がかかってくることは稀です。携帯電話も普及してるので、用事があれば携帯電話に連絡が入るでしょう。しかし急を要する場合などで会社に電話がかかってくる場合もあります。
  16. 担当者不明の電話がかかってきた場合の敬語の話し方
    担当者を指名した電話はその人に取り次ぐことで役目は終わります。しかし職場にかかってくる電話が必ず担当者を指名するものとは限りません。会社には始めて電話をしてくるような、担当者不明の電話も多くかかってきます。
  17. セールス・勧誘の電話を断る敬語の話し方
    会社にはセールスや勧誘などの電話もかかってきます。この類の電話は答えを曖昧にすると何度もを執拗にかかってくる場合もあります。断りの定番フレーズを覚えて、きっぱりと断りの意思を示しましょう。
  18. クレーム電話での敬語の話し方
    職場にクレームの電話がかかってきたら、まずは落ち着きます。クレームで相手が感情的になっているとこちらも焦ってしまい冷静な対応ができなくなります。まずは落ち着いて相手の言い分をにしっかりと耳を傾けます。。
  19. 【関連記事】仕事で電話対応するとき印象がよくなる、決まり文句・言い回し
    電話対応で使う敬語を紹介しています。必要な敬語がすぐに探し出せるように「アポイントをとる」「クレームに対応する」などシチュエーションを細かく区切ってあります。正しい敬語を身に付ければ、声だけでできるビジネスマンをアピールできます。