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電話を受けたときの正しい言い回し・定番フレーズいろいろ

ビジネス会話術 - 電話を受けたときの正しい言い回し・定番フレーズいろいろ

電話を礼儀正しくかけるときの定番フレーズ集です。電話をかけるとき、こちらから相手の都合はわかりません。こちらの都合で突然割り込むことになります。ですから、対面以上に相手を気遣った話し方を意識するのが、電話を正しくかけるための心構えになります。



・相手の都合を気遣う

「今、お話してよろしいでしょうか?」


電話を受けた相手がどんな状態かは、かけた側はわかりません。取り込み中で、ゆっくり電話をしていられる状態でないかもしれません。「今、お話してよろしいでしょうか?」と断ってから本題に入るのがビジネスマナーです。



・直接会えず、電話で済ますとき
「電話で大変申し訳ございませんが」

謝罪したり、無理な依頼を引き受けてもらったときは、出向いて気持ちを伝えるのがいい方法です。しかし、様々な理由ですぐに出向けないときは電話をして、このフレーズを使います。電話を終えるときは「後日、改めてお伺いいたしますが、取り急ぎお詫び(お礼)をと思いまして」と言えば「無礼な奴」とは思われません。



・電話ばかりでなかなか会えない相手に
「いつも電話ばかりで失礼しております」

直接会う機会がつくれず、電話ばかりの相手にいう定番フレーズです。「あって話すのが礼儀なのですが」という謙虚な気持ちを暗に伝えることができます。言うベストタイミングは、互いが名乗った後です。



・バタバタして要件だけで電話を切りたいとき
「あわただしくて申し訳ございません」

こちらから電話をかけておきながら、ゆっくり話せないときに使う定番フレーズです。用件のみの落ち着かない電話になったら、電話を終えるときに「あわただしくて申し訳ございません。とりあえずご連絡だけでもと思いまして」と告げます。申し訳ない気持ちを伝えることで、相手の機嫌を損なわずに済みます。



・夜かける電話
「夜分恐れ入ります」

夜、相手がくつろいでいるような時間は、仕事の電話をかけること自体、失礼に当たります。できれば、翌日以降に連絡するのが礼儀ですが、どうしても連絡を取りたい場合は「夜分恐れ入ります」と申し訳ない気持ちを伝えてから、用件を伝えます。目安として、夜9時以降に使う人が多いようです。



・相手が休みの日にかける電話
「お休みのところ、誠に恐れ入りますが」

相手の携帯や自宅の電話番号を知っていても、休日なら仕事の連絡は避けるべきです。しかし、どうしても電話をする必要がある場合、このフレーズを使います。「お休みのところ、誠に恐れ入りますが」と断って、申し訳ない気持ちを伝えることで、悪い印象を抑えることができます。

あなたの電話の受け方が会社の印象を大きく左右します。電話を受けた際に使える、一目置かれる言い回しを紹介します。最初はぎこちなくても、慣れるまで続けてください。心のこもった対応は自然とできるようになります。



・かかってきた電話で自分の用件を伝えるとき

「いただいたお電話で恐縮ですが」


かかってきた電話のついでに、自分の用件を話したい場合の定番の言い回しです。本来電話は「かける手間」「通話料金がはかかる」などの理由から、用件がある方から連絡するのがマナーです。しかし、かかってきた電話を切って、かけ直すのも相手に手間を取らせます。そこで、相手の用件が終わったら、申し訳ない気持ちを伝えた後、用件を切り出します。



・用件を繰り返し安心感を与える
「念のため復唱させていただきます」

相手から、名前や電話番号、伝言などを聞き出したときに使う定番の言い回しです。このフレーズで、相手の言ったことを繰り返すと、きちんと伝わっているという安心感を与えることができます。また、聞き間違いも防げます。



・長電話を切るとき
「長くなってしまい申し訳ございません」

ビジネスの電話は、用件を伝えたら迷惑がかからないようにさっと切り上げるのマナーです。しかし、話が入り組んでいたりすると、電話が長引くこともあります。そんなときに使う定番フレーズです。また、相手のペースで仕事に不必要な話がダラダラ続くようなら「長くなってしまい申し訳ございません」と言うことで、相手に気付いてもらうことができます。



・伝言を受けたとき
「かしこまりました。申し伝えます」

電話で伝言とお願いされたときに使う言い回しです。伝言を受けるときは、聞いたことをきちんとメモし、復唱します。そして「かしこまりました。申し伝えます」と告げます。電話を切る際は、「○○(自分の名前)が承りました」いうことで、責任の所在がハッキリして、より相手に安心感を与えられます。



・間違い電話に対して
「失礼ですが、何番にお掛けですか」

間違い電話の相手に問いかける定番の言い回しです。忙しいときに間違い電話が入るとイライラしますが、社会人である以上冷静に対応しましょう。相手がかけた番号を確認すれば、間違いの原因を突き止めることができます。もちろん、自分の会社の電話番号は知っておく必要があります。