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仕事で電話をかけるときに使う礼儀正しい話し方・定番フレーズ

ビジネス会話術 - 仕事で電話をかけるときに使う礼儀正しい話し方・定番フレーズ

電話を礼儀正しくかけるときの定番フレーズ集です。電話をかけるとき、こちらから相手の都合はわかりません。こちらの都合で突然割り込むことになります。ですから、対面以上に相手を気遣った話し方を意識するのが、電話を正しくかけるための心構えになります。



・相手の都合を気遣う

「今、お話してよろしいでしょうか?」


電話を受けた相手がどんな状態かは、かけた側はわかりません。取り込み中で、ゆっくり電話をしていられる状態でないかもしれません。「今、お話してよろしいでしょうか?」と断ってから本題に入るのがビジネスマナーです。



・直接会えず、電話で済ますとき
「電話で大変申し訳ございませんが」

謝罪したり、無理な依頼を引き受けてもらったときは、出向いて気持ちを伝えるのがいい方法です。しかし、様々な理由ですぐに出向けないときは電話をして、このフレーズを使います。電話を終えるときは「後日、改めてお伺いいたしますが、取り急ぎお詫び(お礼)をと思いまして」と言えば「無礼な奴」とは思われません。



・電話ばかりでなかなか会えない相手に
「いつも電話ばかりで失礼しております」

直接会う機会がつくれず、電話ばかりの相手にいう定番フレーズです。「あって話すのが礼儀なのですが」という謙虚な気持ちを暗に伝えることができます。言うベストタイミングは、互いが名乗った後です。



・バタバタして要件だけで電話を切りたいとき
「あわただしくて申し訳ございません」

こちらから電話をかけておきながら、ゆっくり話せないときに使う定番フレーズです。用件のみの落ち着かない電話になったら、電話を終えるときに「あわただしくて申し訳ございません。とりあえずご連絡だけでもと思いまして」と告げます。申し訳ない気持ちを伝えることで、相手の機嫌を損なわずに済みます。



・夜かける電話
「夜分恐れ入ります」

夜、相手がくつろいでいるような時間は、仕事の電話をかけること自体、失礼に当たります。できれば、翌日以降に連絡するのが礼儀ですが、どうしても連絡を取りたい場合は「夜分恐れ入ります」と申し訳ない気持ちを伝えてから、用件を伝えます。目安として、夜9時以降に使う人が多いようです。



・相手が休みの日にかける電話
「お休みのところ、誠に恐れ入りますが」

相手の携帯や自宅の電話番号を知っていても、休日なら仕事の連絡は避けるべきです。しかし、どうしても電話をする必要がある場合、このフレーズを使います。「お休みのところ、誠に恐れ入りますが」と断って、申し訳ない気持ちを伝えることで、悪い印象を抑えることができます。