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電話対応で使える決まり文句・定番フレーズ・言い回し 一覧

ビジネス会話術 - 電話対応で使える決まり文句・定番フレーズ・言い回し・言葉遣い

電話は相手の顔が見えません。体面で話すとき以上に言葉遣いが重要になってきます。電話対応で使える決まり文句・定番フレーズを覚えると電話に受け答えがとても楽になります。あらゆる場面に最適な言い回しを身に付けましょう。



・相手の声が聞きづらいとき

「お電話が遠いようで」


電話の声が聞きづらいときに使う定番フレーズです。「聞き取りにくいのですが」という言い方では、相手のせいにしていると受け取られかねません。誤解を避けるためにも、電話が原因の言い方にします。携帯電話なら「電話状況が悪いようで」も使えます。



・何度も同じ人が電話に出たとき
「たびたび恐れ入りますが」

同じ日に同じ相手に電話する場合に使う決まり文句です。同じ電話先でも担当者が違えば使いませんが、取次ぎの人が同じだった場合には用います。「たびたび恐れ入りますが、○○さんはお戻りでしょうか?」という話し方になります。



・電話をかけ直す約束をする
「折り返しお電話させていただきます」

「戻りましたら、お電話するように申し伝えます」

担当者が不在だったり、電話に出れない状況にある場合に使います。また、「折り返しお電話させていただきます」はすぐに返答ができないときに「納期日を確認して、折り返しお電話させていただきます」のように自分自身でかけ直す場合も用います。

ビジネスマナーでは、先方に何度も電話をかけさせるのは失礼に当たります。電話に出られない場合は、こちらからかけ直すのが基本です。「ただいま他の電話に出ておりますので、終わり次第、お電話するように申し伝えます」という言い回しになります。もし担当者が出張や連休中で数日にわたって不在のときは、「あいにく○○は、○○日までお休みを頂いております」と具体的に日付を伝えると親切です。

急ぎの用件で、担当者が外出中の場合は、「携帯で連絡を取りまして、お電話させるようにいたします」でもいいでしょう。「お急ぎでしたら、○○の携帯番号をお伝えしましょうか」という言い方もありますが、個人の携帯番号なら取り扱いは、慎重に行う必要があります。



・答えられる人に電話を代わる1
「私ではわかりかねますので、担当に変わります」

自分では答えられないことを質問されたときの決まり文句です。このあと「おつなぎしますで、少々お待ちください」と続ければ、より親切になります。



・答えられる人に電話を代わる2
「後日、担当部からお電話させていただきます」

問い合わせの内容によってはどこが担当なのか、わからない場合もあります。そんなときはこのフレーズを使い、一旦電話を切り、担当部を確認することになります。担当部署がわかっている場合は、部署名を伝えたほうが親切です。



・話を中断して電話をかける
「恐縮ですが、電話を一本かけてもよろしいでしょうか?」

目上の人や他社の人と打ち合わせ中に、電話をかける必要があるときに用いる決まり文句です。たとえば、打ち合わせが長引き、次の約束に遅れる場合に用います。



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